2022 10月2022年10月 | 会計、税務、経営相談のことなら税理士法人優和へ
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令和4年1月1日より開始（令和5年12月31日まで猶予期間あり）した電子帳簿等保存制度いわゆる電子帳簿保存法ですが、皆さん準備は進んでいますか？
今回は、何となく後回しになっていると思われるこの制度について簡単に概要をまとめ、最低限どのような状態でなくてはならないかを整理してみました。
そもそもこの制度は、税務調査を念頭にした帳簿等の保存の仕方について、数十年前までは想定できなかった紙以外での帳簿等の保存についてのルールを明文化したもので、紙以外とは概ねパソコン、スマホ等を介したものという解釈で問題ないかと思います。
制度を大きく2つに分類すると、
そして、帳簿については概ね
（1）会計ソフトを利用した仕訳帳、総勘定元帳、財務諸表、請求書控
（2）紙での請求書、領収書
（3）電子メールやアマゾン、楽天等のECサイト等による請求書、領収書
といった（1）～（3）の3区分に分類されます。
まず、（1）については市販の会計ソフトを使用している場合は、そのままの保存方法で問題ありません。総勘定元帳を紙で保存しても構いませんし、そのまま会計データとしてパソコンに保存している状態でも問題ありません。（2）については、今まで紙で保存していたものをそのまま紙保存の場合は問題ありませんが、保存スペース等の観点から紙保存をなくしてスキャナでの電子データとして保存したい場合は、少々制約があります。
スキャナ保存をする際、タイムスタンプを付す方法とパソコン及びUSB等に保存する方法があり、タイムスタンプを付す場合は1枚10円程度の費用がかかることから枚数によってはあまり現実的でないように思われます。パソコン等に保存する場合、「日時」「金額」「相手先」で検索が可能なように整備することが条件となります。当然、税務署の調査を念頭に置いたもので、税務署職員が紙書類の保存時と同じように調査しやすいようにしておくことが求められます。
（3）については、逆に紙での保存ができなくなります。今までは電子データを紙で保存しておりましたが、今後は紙データのスキャナ保存と同様にタイムスタンプの付与もしくはPDF等でパソコン及びUSB等に「日時」「金額」「相手先」を検索できるように保存することが求められます。
（2）（3）の電子保存の場合、改ざん防止のために2カ月と概ね7営業日以内にデータを保存することが義務付けられますので、会計帳簿と同様にタイムリーに作業することが必須となります。その他としては、税務署職員がスムーズに調査することができるように事務処理規程を常備することが条件となります。
これらの条件を満たさない場合、最悪、青色申告の取り消しなどもあり得ますが、今まで通り紙での保存のままでいいという場合は（3）のみ気を付けていれば事足りることでしょう。また、今後なるべく紙での保存をやめたいという場合は（2）のスキャナ保存についても（3）同様の保存方法が必要となります。
まとめると、基本的には今までの帳簿保存の方法で事足りてしまいますが、電子メールでの請求書等については、紙での保存ができなくなることぐらいですので電子メールでの請求書等がない場合、今までと何も変わらないという会社も多々あるかと思われます。
先ずは簡単な概要を理解してから会社として最善な方法を模索し、確立させていけばよいと思われます。
埼玉本部 菅 琢嗣
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